Werkwijze

Kennismaking en intake

De zorgsector verandert snel. Zorgorganisatie en zorgverleners zoeken steeds vaker een digitale oplossing om de kwaliteit van de zorg te verbeteren en de toegankelijkheid te vergroten. Ons med-tech team denkt graag met u mee over oplossingen en is gespecialiseerd in eHealth oplossingen. Heeft u een idee voor een digitale zorgoplossing? Neem contact met ons op, we plannen graag een gesprek in. Bij het kennismakingsgesprek gaan we samen gaan we in op uw idee, de doelstelling, het probleem wat opgelost wordt en de doelgroep van de digitale zorgoplossing. Ook denken graag mee over de mogelijke financiering en uw budget om het tot een duurzaam resultaat te maken. Tijdens het gesprek kunnen we inspiratie delen vanuit onze jarenlange ervaring in de zorg. Het kennismakingsgesprek leggen we vast in een kort verslag.

Kennismaking en intake

Op basis van uw doel wat u wilt bereiken, bekijken we welke functionaliteit we zouden moeten leveren. Indien nodig visualiseren we ook de functionaliteit door middel van prototype-schermen. Op basis van uw budget, kijken we hoe we de gewenste functionaliteit kunnen realiseren. In wezen kijken we hier naar de haalbaarheid van de gewenste oplossing. Indien dat niet haalbaar blijkt, kijken we gezamenlijk of een alternatieve vorm wel haalbaar is.

Plan van aanpak en offerte

Op basis van de gewenste functionaliteit, wordt vervolgens een plan van aanpak gemaakt, hoe we denken e.e.a. te realiseren en de offerte opgesteld.

Bij het opstellen van de offerte houden wij rekening met beheer op langere termijn, de kwaliteit en de juridische aspecten (zoals wetten rondom privacy van patiëntengegevens en de Europese wetten rond medische hulpmiddelen: de AVG en MDR).

We plannen vervolgens een afspraak in om de offerte te bespreken en toe te lichten. Het liefst komen we daarvoor bij u langs, maar het kan ook digitaal. Aan de hand van dat gesprek over de offerte wordt er getekend (opdrachtovereenkomst) om te komen tot een duurzame digitale oplossing voor de zorg.

Contract

Als de offerte getekend is, stellen we het contract op, waar o.a. alle contractuele zaken geregeld worden, zoals inkoopnr en wie waarvoor verantwoordelijk is. Na tekening gaan we over tot het plannen van het realiseren van de opdracht conform het plan van aanpak.

Functioneel Ontwerp (FO)

In het plan van aanpak staat de functionaliteit globaal beschreven. De projectmanager van everywhereIM is verantwoordelijk voor om het juiste op te leveren. Op basis van het doel en de beschreven functionaliteit, wordt vervolgens door de functioneel ontwerper de functionaliteit in samenwerking met de opdrachtgever uitgewerkt. Periodiek (wekelijks of twee wekelijks) zijn er gezamenlijke sessies om de uitgewerkte functionaliteit door te spreken en goed te keuren. Indien blijkt dat er meer of minder gemaakt moet worden, wordt dit aangetekend in de notulen. Indien de wijziging bij oplevering erin dient te zitten wordt er een change request gemaakt en wordt daar een kostprijs aan gekoppeld. Nadat het functioneel ontwerp goedgekeurd is, kan de ontwikkeling van de programmatuur plaats vinden.

De bouw van de digitale oplossing

De projectmanager bewaakt de deadline en peilt regelmatig de voortgang. Zo gauw een deel van de functionaliteit gerealiseerd is, zetten we een test- en acceptatieomgeving op voor de opdrachtgever. In die omgeving kan de opdrachtgever of de key user de functionaliteit testen. In deze fase is er ook periodiek een vergadering met de opdrachtgever om de voortgang en mogelijke problematieken te bespreken.

Acceptatie van de digitale oplossing

Wanneer de gehele functionaliteit in test staat, kan de applicatie geaccepteerd worden door de klant. Alle onvolkomenheden worden zo veel mogelijk opgelost en gezamenlijk wordt bepaald of de applicatie opgeleverd kan worden. De fouten die er nog in zitten worden in elk geval opgeleverd binnen de garantie-periode van 3 maanden. Indien er sprake is van een CE markering wordt de benodigde documentatie hierbij ook opgeleverd, zodat de opdrachtgever de markering kan deponeren als eigenaar van het hulpmiddel.

Oplevering

Als de acceptatie geweest is, wordt de acceptatieomgeving in productie gezet. Tevens dient de opleverbrief door de opdrachtgever getekend te worden.

Op de opleverdatum gaat de garantieperiode van drie maanden in.

Garantie

Tijdens de garantieperiode werken we op basis van best effort om de problemen die bij productie spelen op te lossen. Alle problemen, niet zijnde functionele wijzigingen, die in deze periode benoemd worden, worden kostenloos opgelost.

Uw digitale oplossing duurzaam maken: Beheer

Indien de opdrachtgever een beheerovereenkomst heeft afgesloten, voeren we de service level overeenkomst conform afspraak uit. Verstoringen of fouten worden op basis van afgesproken prioriteiten opgelost. Periodiek hebben we een servicegesprek. Hierin kijken we naar de performance van de applicatie, hoe e.e.a. verbeterd kan worden en of de opdrachtgever nog wijzigingen (Change Requests) heeft. Deze laatste worden opgenomen in de backlog en samen met de opdrachtgever wordt er een release bepaald en de kosten van die release. Middels een getekend contract wordt de opdracht aan ons verleend en wordt deze ingepland.

Uitleg over een duurzame digitale oplossing

We zorgen dat uw digitale oplossing daarna duurzaam kan blijven functioneren. Bij alle projecten zorgen wij dat wij een passend jaarlijks onderhoudsabonnement met u overeenkomen. Hieronder leest uw waarom een digitaal product onderhoud en beheer nodig heeft:

Technisch onderhoud

De wereld rondom de digitale oplossingen verandert snel: denk aan updates van Android en IOS, nieuwe soorten mobile telefoons op de markt, dan kan het zijn dat delen van de digitale oplossing niet goed meer werken. Daarom zijn er altijd onderhoud en updates nodig om alles goed te laten werken. Onze ICT-specialisten werken hieraan.

Kwaliteitseisen en wet- en regelgeving

Voor medische digitale oplossingen zijn er allerlei kwaliteitseisen waaraan voldaan moet worden. De Nederlandse en Europese wetgeving veranderen continu: denk aan nieuwe privacywetten (AVG) of Europese wetten (rondom de MDR en CE-markering) of Wegis, voor medische gegevens etc. Onze experts dragen er zorg voor dat de opdrachtgever op de hoogte is van veranderingen in wetgeving. Bij veranderingen zullen wij contact met u opnemen over hoe daarmee om te gaan.

Heeft u vragen?

Neem gerust contact met ons op telefonisch of via het contact formulier.

Neem ook eens een kijkje op de White Paper CE-markering met uitleg over MDR.

Kiest u ook voor een medische app die het verschil maakt in de zorg?

Neem vrijblijvend contact op!

Kiest u ook voor een medische app die het verschil maakt in de zorg?

Neem vrijblijvend contact op!